Touristisches Meldewesen

Referenzen

• Oberstdorf (Ansprechpartner: Thomas Klein 08322/700-219)
• Oberstaufen (Ansprechpartner: Robert Fischer 08386/9300-24)
• Hochschwarzwald (Hinterzarten + 20 weitere Gemeinden)
• Westallgäu (Scheidegg +12 weitere Gemeinden)
• Alpsee Grünten (Sonthofen, Immenstadt, Burgberg, Rettenberg, Blaichach)
• Allgäuer Seenland (Waltenhofen, Weitnau, Buchenberg, Sulzberg) + Missen-Wilhams
• Ottobeuren
• Bad Grönenbach
• Wertach

Lizenzmodell

Preise zzgl. MwSt.
Betten: alle vermietbaren Betten inkl. Campingplätze: 2 Betten je Stellplatz

Fragen und Antworten

Wie wird Tramino installiert ?

Es ist keine Installation notwendig. Tramino ist vollständig webbasiert und kann in allen modernen Web-Browsern verwendet werden. Eine Einschränkung auf die Anzahl von Arbeitsplätzen oder Benutzer gibt es nicht. Die Datenbank und das Programm werden durch uns als Service bereitgestellt und sind rund um die Uhr verfügbar.

Datenschutz (Vertrag)

Tramino schließt mit der jeweiligen Gemeinde/Kommune einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) - wir stellen diesen Vertrag fertig zur Verfügung. Falls ein Login durch Gastgeber gewünscht ist, schliesst Tramino mit jedem Gastgeber ebenfalls einen vorgefertigten Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) ab - dies erfolgt nach dem ersten Login online. Der ADV ist bereits von unserer Seite unterzeichnet, der Gastgeber muss diesen ausdrucken, unterzeichnen und zu den Akten legen.

Wo werden die Daten gespeichert?

Ihre Daten werden im Rechenzentrum (Zertifiziert nach ISO 27001) unseres Unterauftragnehmers IDKOM AG in Kempten und München (Backup) gespeichert.

Verschlüsselung der Daten

Sowohl Tramino als auch IDKOM ergreift alle nötigen organisatorischen und technischen Maßnahmen (Verschlüsselung Daten auf der Hardware, Zutrittskontrolle, Alarmanlage etc.) um den Zugriff durch nicht berechtigte Personen zu verhindern. Die Auslieferung der Daten in unserer webbasierten Login-Oberfläche erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL) und alle Logins des Kunden werden zusätzlich durch Zwei-Faktor Authentifizierung und IP-Sperren geschützt.

Bieten Sie eine Lösung zur Schnellerfassung von Papier-Meldescheinen?

Grundsätzlich kann im Rahmen unserer Software jeder Gastgeber einen Login erhalten um Meldescheine selbst einzugeben. Sollte das aus verschiedenen Gründen nicht möglich sein, unterstützt Tramino auch einen Import von Excel CSV Dateien aus beliebigen Quellen und mit beliebiger Spaltenanordnung. So lassen sich Meldescheine die digital in Tabellenform angeliefert wurden oder durch geeignete Scanner/OCR Systeme eingelesen wurden in Tramino übertragen. Tramino selbst bietet keine entsprechend Hardware, ist Ihnen aber gerne bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters behilflich.

Berechtigungen

Im Tramino Meldewesen lassen sich individuelle Berechtigungsprofile einrichten und auf die Benutzer anwenden. Dabei kann jede Funktion gesperrt oder nur lesend freigegeben werden. Sämtliche Zugriffe und Logins werden protokoliert und fehlerhafte Login-Versuche erfasst und ggf. unterbunden.

Wie flexibel ist die Abbildung von Kurbeitrag, Fremdenverkehrsbeitrag oder Umlage-Rechnung?

Alle abrechenbaren Produkte lassen sich flexibel in mehrere Kategorien (z.B. Kurzonen oder Bereiche) einteilen, in beliebige Saisonzeiten (Gültigkeit der Preise), können gestaffelt werden (anderer Preis ab X Nächte) oder abhängig vom Alter des Gastes oder Personentyp hinterlegt werden. Ermäßigungen / Rabatte auf die Gebühren lassen sich jederzeit prozentual oder absolut eingeben oder verändern.

Kann der Vermieter die Kurbeitragsbescheide selbst einsehen?

Ja, ein Gastgeberportal ist Bestandteil der Software. Der Gastgeber erhält von der Kommune einen Zugang und kann online über eine verschlüsselte Verbindung seine Bescheide und Rechnungen herunterladen. Im Vorfeld erlaubt das System einen (selektiven) Versand einer E-Mail-Benachrichtigung über die Verfügbarkeit eines neuen Bescheides mit einem Login-Link. Zusätzlich ist in diesem Gastgeberportal auch die manuelle Eingabe oder Korrektur der Meldescheine möglich sowie der Aufruf einer umfangreichen gastgeberbezogenen Statistiksoftware enthalten.

Kann der Meldeschein um weitere individuelle Felder erweitert werden ?

Sowohl die Eingabemaske des Meldescheins als auch der Papier-Ausdruck können im Rahmen der Einrichtung der Software nach Kundenwunsch angepasst werden. Viele Varianten sind bereits vorhanden (Kfz-Kennzeichen, Interessen, Akquise etc.)

Ist eine stichtaggenaue Abrechnung des Kurbeitrags möglich ?

Bei der Abrechnung der eingesendeten, erfassten oder importierten Meldescheine kann durch den Anwender ein Stichtag (Abreise) definiert werden, bis zu dem abgerechnet werden soll.

Welche Schnittstellen zur Finanzsoftware der Kommune werden unterstützt?

Vorhandene Formate sind: CIP-KOM (Komuna), OK.FIS (AKDB) und Agenda.
Formate für andere Systeme können zügig entwickelt / angepasst werden.
Darüber hinaus ist auch ein Export als XLS oder CSV möglich zur weiteren Verarbeitung.
Zusätzlich dazu können auch direkt SEPA-XML-Abbuchungsdateien für die Banksoftware erzeugt werden.

Gibt es eine automatische Überprüfung / Vervollständigung der Orte/Postleitzahlen ?

Ja, basierend auf einer stets aktualisierten PLZ-Datenbank für Deutschland und Schweiz (Österreich in Vorbereitung)

Können bereits dagewesene Gäste gesucht werden?

Ja, nach der Eingabe von z.B. Nachname und Ort (oder anderen Merkmalen) gibt das System Vorschläge aus der Adressdatenbank und erlaubt so eine schnelle Vervollständigung des Adressfeldes.

Kann eine bestehende Liste mit Gastgeber-Stammdaten importiert werden?

Natürlich, alle strukturiert erfassten Daten (Excel) lassen sich problemlos importieren.
Bei vielen Kunden haben wir in der Vergangenheit eigene Importprogramme realisiert, um
Altdaten vom Vorgängersystem nahtlos übernehmen zu können.

Wie können Reisegruppen erfasst werden

Ein Meldescheine kann mit einem Klick in einen "Gruppenschein" umgewandelt werden und bietet dann eine vereinfachte Eingabe für 10 Erwachsene, 5 Jugendliche etc. Teilnehmer können im gleichen Schritt vom Kurbeitrag befreit werden (z.B. berufliche Aufenthalte) etc.

Gibt es eine Volltextsuche für Meldescheine und/oder Adressen?

Ja, beide Varianten werden unterstützt. Durch unsere intelligenten Filtermöglichkeiten können beliebige Suchkombinationen erstellt werden (z.B. Geburtstag im Februar, aus Brandenburg, weiblich, über 40 etc.)

Ist eine Abfrage der Meldedaten direkt beim Gast möglich ?

Ein entsprechendes Modul wird entwickelt. Der Gastgeber kann dem Gast ein E-Mail Anschreiben zukommen lassen (oder nur einen Link) mit dem der Gast das Ausfüllen des Meldescheins selbst übernehmen könnte. Die Eingaben werden sofort auf Plausibilität geprüft und in den Meldeschein aufgenommen. Allerdings sieht das deutsche Melderecht noch vor, dass diese Daten vom Gastgeber ausgedruckt und vom Gast vor Ort unterschrieben werden müssen.

Kann der Meldeschein zusammen mit einer Kurkarte ausgedruckt werden?

Sobald der Meldeschein angelegt und (auch nur teilweise) erfasst wird, lässt er sich als PDF speichern und drucken (Viele Gastgeber legen dem Gast einen unvollständigen Meldeschein zum Vervollständigen vor). Der Ausdruck kann jederzeit wiederholt werden. Wenn auf dem Layout des Ausdrucks auch eine Kurkarte oder Gästekarte vorgesehen wird, wird diese natürlich ebenfalls ausgedruckt.

Welches Papier oder Material wird für die Kurkarte empfohlen

Grundsätzlich kann der Gastgeber auf einfaches DIN A4 Papier drucken, die Qualität ist ausreichend um den QR-Code während eines gängigen Aufenthalts des Gastes jederzeit lesen zu können. Natürlich kann Ihnen eine geeignete Druckerei (z.B. RIECO aus Grünstadt) auch entsprechend gestanzte oder perforierte Vordrucke zum Heraustrennen bereitstellen. Für Tramino spielt das Material keine Rolle. Es ist sogar möglich, die Gästekarte digital als PDF oder JPG an den Gast zu senden und den QR-Code vom Smartphone abzuscannen.

Gibt es eine Dokumentation von getätigten Vorgängen?

Ja, unser System protokolliert sämtliche Zugriffe, Datenänderungen oder Logins.

Welche Statistiken sind möglich ?

Die Kommune oder die Kurverwaltung kann auf Folgende Statistik-Ansichten zugreifen:

• Jahresstatistik mit Vergleich mit Vorjahren
• Monatsstatistik
• Tagesgenaue Statistik für Ankünfte und Übernachtungen
• Auslastung je Betrieb
• Alter der Gäste
• Personengruppen-Statistik (Alleinreisende, Paare, Familien, Gruppen)
• Statistik der freiwilligen Angaben (Interessen, Verkehrsmittel etc.)
• Ermäßigungen (beruflich, behindert, etc.)
• PLZ-Bereiche / Nielsengebiet
• Bundesländer DACH
• Länder
• Kategorie des Betriebes (Hotel, Ferienwohnung, Gästehaus etc.)
• Klassifizierung (Sterne)
• Ortsteile
• Straßen im Ort
• Umsatz (Kurbeitrag, FV, Umlage) tagesgenau
• Umsatz fakturiert (nach Rechnungsdatum)
• Umsatz je Betrieb (tagesgenau und fakturiert)
• Auswertung Stammgäste (Anteil im Ort vom Vorjahr etc. und Wechsel zwischen Betrieben)
• Auswertung Neukunden (dieses Jahr neu im Ort oder neuen Betrieb)
• Zweitwohnungspauschalen (pauschalierte Personen, Umsatz, Nächte, etc.)

Fast alle diese Statistiken lassen sich Zeitlich einschränken (monatsgenau, jahresweise). Vergleiche zwischen zwei Jahren sowie betriebsgenau auslesen. Darüber hinaus können alle Statistiken zur weiteren Verarbeitung als EXCEL oder CSV exportiert werden. Es gibt sogar eine Schnittstelle für den Zugriff auf Statistiken durch Drittsysteme.

Der Gastgeber kann im Gastgeberportal die meisten (falls je Gastgeber relevant) dieser Statistiken (eingeschränkt auf den eigenen Betrieb) aufrufen und teilweise auch mit den Statistiken des Ortes vergleichen.

Wie ist der Support und dessen Kosten bei Tramino?

Tramino bietet im Rahmen des Tarifs (Inklusiv-Leistung) einen professionellen Telefon- und E-Mail-Support während der Bürozeiten (Mo-Fr 9:00 bis 12:00 und Mo-Do 14:00 bis 17:00 Uhr). Das Team ist mit vier Mitarbeitern mit Fachkenntnissen aus der Tourismuswirtschaft besetzt. Alternativ kann auch ein kostenpflichtiger 24/7 Support über eine Mobilnummer vereinbart werden. Eine Überwachung, Pflege und Updates der von uns bereitgestellten webbasierten Software erfolgt davon unabhängig ohnehin rund um die Uhr.